Executive assistant/Office management

Wie ben jij?

Ben jij een communicatietalent met een scherp organisatorisch inzicht? Wil jij de CEO ondersteunen bij een breed scala aan verantwoordelijkheden en zorgdragen voor de optimale coördinatie van processen en projecten, inclusief de dagelijkse operationele taken en baliewerkzaamheden? Dan is de functie van Executive Assistant / Office Manager bij ons dynamische team op Schiphol de perfecte uitdaging voor jou!

Als Executive Assistant / Office Manager ben jij de onmiskenbare spil in het web van onze organisatie. Je ondersteunt de CEO in zijn dagelijkse werkzaamheden, coördineert belangrijke vergaderingen en zorgt ervoor dat besluiten en acties snel en efficiënt worden opgevolgd. Je hebt daarnaast een belangrijke rol in het beheer van het kantoor, inclusief baliewerkzaamheden en het organiseren van facilitaire zaken en (klant)evenementen op onze vestiging.

Wat ga je doen?

• Coördineren van agenda’s en het notuleren van overleggen.

• Voorbereiden van overleggen en het bewaken van besluiten en actiepunten.

• Beoordelen van documentatie en deze voorbereiden voor bespreking.

• Opstellen en analyseren van rapportages voor een snelle beoordeling.

• Creëren van overzicht over projecten en activiteiten en het monitoren van de voortgang.

• Ondersteunen van de CEO, inclusief agendabeheer, telefoon, post en e-mailverwerking.

• Ontvangen van klanten, leveranciers en andere bezoekers aan de balie en ervoor zorgen dat zij zich welkom voelen.

• Beheren van de receptie en de algemene kantoororganisatie, inclusief het beantwoorden van vragen, het ontvangen van bezoekers en het beheren van kantoorbenodigdheden.

• Organiseren van facilitaire zaken en (klant)evenementen.

• Zorgdragen voor een nette en professionele uitstraling van het kantoor, inclusief het beheren van de balie en andere facilitaire zaken.

Wat breng je mee?

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

• Nauwkeurigheid en oog voor detail: je werkt secuur en georganiseerd.

• Een hoge mate van integriteit: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• Proactieve klantvriendelijkheid: je biedt efficiënte en persoonlijke service aan interne en externe klanten, zowel telefonisch als aan de balie.

• HBO Officemanagement of vergelijkbare werkervaring.

• Uitstekende kennis van Microsoft Office 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint).

• Ervaring met baliewerkzaamheden en het ontvangen van klanten en bezoekers.

Wat bieden wij jou?

• Uitstekende werk-privébalans: Flexibele werktijden van 08:30 tot 17:00 uur, zodat je genoeg tijd hebt voor jezelf en je privéleven.

• Persoonlijke ontwikkeling: Wij bieden volop ruimte voor groei! Of het nu gaat om verdere opleiding, training of doorontwikkeling binnen de organisatie.

• Afwisselende en veelzijdige functie: Geen dag is hetzelfde. Jij bent de spil in de organisatie en hebt een breed takenpakket met veel afwisseling.

• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden: Naast een marktconform salaris bieden we 27,5 vakantiedagen, een goede pensioenregeling, reiskostenvergoeding, en een mobiele telefoon en laptop van de zaak om je werk flexibel uit te voeren.

• Werken in een inspirerende omgeving: Schiphol is een dynamische werkomgeving waar geen moment saai is. Bovendien werk je in een hecht collegiaal team.

• Verantwoordelijkheid en invloed: Als Executive Assistant / Office Manager heb je een sleutelrol in het succes van de organisatie. Je werkt direct samen met de CEO en hebt invloed op belangrijke besluiten en processen.

• Leuke werksfeer: Bij ons staat een open communicatiecultuur centraal. Je werkt in een gezellige en informele werkomgeving waarin jouw ideeën en inbreng gewaardeerd worden.

Waarom jij bij ons wilt werken

Ben jij klaar voor een uitdagende functie als Executive Assistant / Office Manager en wil jij bijdragen aan het succes van onze organisatie? Dit is je kans om niet alleen je organisatorische vaardigheden te benutten, maar ook je communicatie- en projectmanagementtalent verder te ontwikkelen. Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid en kunt rekenen op sterke werkondersteuning en volop mogelijkheden om door te groeien in je carrière.